Il pourrait donc être tentant de croire que mettre à disposition des employés les outils collaboratifs adaptés leur permettant de communiquer plus facilement aura comme effet l’amélioration de la communication, entraînant par ricochet des gains de temps, de productivité, de qualité, …
C’est je pense négliger un facteur clé : si vos employés sont muets, le collaboratif ne leur rendra pas la parole !
La « pêche aux infos » fait perdre du temps.
J’ai été confronté récemment, en entreprise 1.0, à une équipe projet qui ne communiquait pas du tout. Cette équipe ne faisait état d’aucune proactivité dans le partage des informations dont elle disposait (informations dont nous avions besoin pour avancer), et ne respectait pas les engagements pris en terme de retours et de réponses. Ainsi, sans appel direct de ma part, aucune information ne remontait et j’ai dû fonctionner en mode « pêche aux infos » en permanence, avec la perte de temps que cela implique.
La communication constitue la base de la gestion de projet. Si elle est efficace elle fluidifie les échanges, limite la perte de temps et améliore la qualité des réalisations. Si elle ne l’est pas, elle entraîne une perte de temps et génère du retard sur les taches de production ou de réflexion. Il n’y a rien de plus pénalisant que l’absence de communication, constat valable dans tous les domaines, et l’entreprise sociale n’échappe pas à la règle car construite sur une logique conversationnelle.
Le collaboratif fait gagner du temps (entre autre).
Qu’apporte le collaboratif à la communication ? Amélioration de la vitesse de circulation de l’information et du partage des connaissances, en bref une meilleure efficience des échanges.
Une meilleure communication basée sur le collaboratif permettrait donc de gagner du temps sur les projets en le libérant pour les taches à forte valeur ajoutée (pilotage, réflexion, production de contenu). Avec les outils adaptés, rares pour ce domaine comme le fait remarquer Bertrand Duperrin, les employés versés dans ces usages gagneraient un temps précieux et valoriseraient d’autant plus leurs productions et leurs savoirs.
Mais alors suffirait-il de mettre à disposition des employés des outils collaboratifs pour qu’ils communiquent mieux ?
L’outil ne fait pas l’usage.
J’espère ne surprendre personne avec ce lieu commun : l’outil est au service de l’usage et non l’inverse. La réponse à la question précédente est bien évidement et malheureusement non.
Ainsi mettre à disposition d’employés muets des outils collaboratifs ne leur donnera pas plus envie de communiquer, car par définition pour eux communiquer est aux antipodes de leurs préoccupations.
Utilisez l’ingrédient secret.
Que tirer de cette constatation ?
- qu’il est indispensable d’accompagner tous les employés durant la transition de l’entreprise vers le modèle 2.0,
- que cet accompagnement doit être anticipé tout en s’inscrivant dans la durée,
- que cet accompagnement doit être adapté à toutes les typologies d’employés.
Il est important d’accompagner les employés bien en amont, en les sensibilisant sur l’importance de l’échange d’information et de la communication en général, en tentant de leur insuffler l’esprit collaboratif si cher à l’entreprise sociale. Continuer de les accompagner lors de l’arrivée des nouveaux outils pour qu’ils s’approprient ces nouveaux usages au quotidien, et enfin ne pas oublier de mettre en place un processus continu d’accompagnement avec des piqûres de rappel régulières et une animation adaptée et personnalisée (via un Community Manager interne par exemple.. je dis ça je dit rien hein !).
Mais accompagner tous les employés ne veut pas dire les accompagner tous de la même façon. Au contraire, il est important de dresser une typologie des comportements liés au collaboratif (communication, sens du partage, …) afin d’adapter la conduite du changement aux différentes catégories d’employés identifiées.
Le but est bien sur de faire en sorte que chaque employé s’inscrive dans le processus de transformation de l’entreprise, à son niveau et selon ses appétences. Un employé 2.0 version machine à café s’appropriera immédiatement les outils lui permettant de développer des usages qui correspondent intuitivement à sa fibre. Un employé muet s’il est bien accompagné n’en utilisera peut être qu’un dixième, mais ce dixième fera la différence et contribuera à le décloisonner de ses camarades et à petit à petit améliorer l’efficience globale des échanges.
Vous l’avez compris, l’ingrédient secret est une stratégie de conduite du changement adaptée, s’appuyant sur la typologie précise des employés.
En conclusion, la communication (ou son absence) est un facteur clé de succès (ou d’échec) de la transition vers l’entreprise sociale mais aussi et basiquement de tous les projets. N’attendons donc pas de nous engager sur la route conversationnelle et collaborative de l’entreprise sociale pour nous en préoccuper, car même aujourd’hui nous avons tous à y gagner.
